Een paar weken geleden heb ik de cursus Getting Things Done cursus van Meer Effect gevolgd.  Ik leerde in 1 dag veel slimmer met al mijn to-do’s om te gaan. In deze blog deel ik wat ik heb geleerd.

Getting Things Done is inmiddels een bekend begrip en komt van het gelijknamige bestseller boek van David Allen, een methode die door duizenden mensen wereldwijd is omarmd en je leert hoe je meer gedaan krijgt in de tijd die je hebt, zonder stress.  De mensen van Meer effect zijn getraind om over deze methode trainingen te geven.

‘’Alles waar je aan moet denken, kost denkkracht. Je wordt moe van bedenken wat je moet doen. Gebruik je hoofd om over dingen te denken, niet om aan dingen te denken’’.

Buikpijn van e-mail

De cursus die ik deed ging specifiek over het behandelen van je e-mail. De laatste tijd is mijn gevoel over e-mail nogal veranderd. Waar mijn freelance hart vroeger sneller ging kloppen van elke mail ( potentiële klus) die binnen kwam, kreeg ik de laatste tijd eerder buikpijn van e-mail, en al helemaal van het openen van mijn inbox. Wat ik doe is, ik lees mijn mail, doe er vervolgens niks mee, want er is nu geen tijd om hier uitgebreid op terug te komen, en vervolgens kom ik het een dag later weer tegen, en denk ik ‘’o dat heb ik al gelezen, en vervolgens doe ik er niks mee.Kortom er moest iets veranderen en daarom reed ik een dagje naar Amersfoort.

Ik heb er bewust voor gekozen om deze blog pas een paar weken later te schrijven, omdat het vaak is dat je na het leren uit een boek of op een cursus, helemaal fan bent van de nieuwe methode, maar pas je het geleerde een paar weken later ook nog toe? Daar zal ik je antwoord op geven.

Wat heb ik geleerd?

Les 1:

Iedereen moest aan het begin van de les een intentie voor de dag bedenken. Want door de uitkomst te bedenken, motiveer je jezelf. Dit werd meteen aangeraden om vaker te gebruiken, Mijn intentie was:

Aan het einde van deze dag wil ik zonder stress naar mijn mail kunnen kijken, en concrete handvatten hebben om ermee aan de slag te gaan. Ik merkte meteen dat ik hier energie van kreeg, waardoor ik zelfs tijdens de lunch mijn mail wilde doen.

Les 2:

Iedereen verzamelt overal dingen waar we aan moeten denken, dit noemt Allen ‘stuff’. Waar je aan moet denken, dat kost denkkracht en maakt je moe of gestrest. Je bewaart Stuff in je e-mail, in lades van je bureau, op foto’s in je telefoon, je werk, notities in je telefoon, Evernote, Wunderlist, een whiteboard, een map in de kast of waar dan ook. Om meer rust te krijgen, is het belangrijk om niet alles meer overal te verzamelen. Maar maak er 1 plek van: Je stufflist, ook wel je ‘In-bak’ genoemd.

Dus schrijf alles op dat je nog moet doen. Van je jasje naar de stomerij, tot het repareren van je fiets, tot het beantwoorden van mail aan Jaap. Alles leg je op een enorme stapel. Zeker in het begin zal deze enorm zijn. Van daaruit ga je langzaam alles wegwerken of later inplannen als taak in je agenda.

Het hebben van 1 plek voor al je ‘stuff’ kan lastig zijn, daarom is het ook goed om er (maximaal) 3 te hebben. Maar weten dat je nu nog maar hooguit 1,2 of 3 plekken hoeft af te gaan in plaats van al die verschillende plekken thuis en op je werk geeft je mind al een stuk relaxter gevoel.

In het volgende schema zie je wat je kunt doen met de stapel stuff die je hebt opgebouwd. Je ziet dat als je deze taak snel kunt doen (binnen 2 minuten) dat je hem het beste meteen kunt doen, en al het andere archiveer je of plan je in.

Les 3:

Mail wegwerken.

Dit schema kun je ook op je mail toepassen. Mij is het (weliswaar na 3 weken pas) gelukt om mijn inbox op zero te krijgen met deze methode.

Beslis DIRECT wat er met inkomende mail moet gebeuren:

Als er GEEN actie in zit dan zijn dit je opties:

1. Bijvoorbeeld als er informatie is die je wel nodig hebt, maar waar je NU niks mee hoeft. Wis liever geen mail, maar archiveer, het kan later altijd nog van pas komen, en je kan makkelijk duizenden mailtjes bewaren.
2. Delete
3. In map Wachten op/ later afhandelen.
4. In agenda zetten.

Als er WEL actie in zit:

• Doe het meteen als het binnen 2 minuten kan. Er later op terugkomen kost meer tijd.
• Wachten op/ later afhandelen.
• In agenda zetten.

Je leest hierboven ‘ In map Wachten op/ later afhandelen’ zetten. Deze map heb ik aangemaakt en bovenaan mijn email menu gezet. Alle mail die ik niet in 2 minuten kan afhandelen komt daarin te staan. Kijk wel minimaal 1 keer per dag in deze map.

Daarnaast heb ik voor mezelf nog een map ‘Vakliteratuur’ gemaakt. Hierin zet ik alle nieuwsbrieven, doorgestuurde artikelen en e-cursussen die ik volg. Dit op 1 plek neerzetten helpt me te focussen. Normaal gesproken, als ik zoek naar deze mails, dan kom ik onderweg weer wat anders tegen en vergeet ik totaal waar ik naar zocht. Nu staat het mooi gebundeld.

Les 4:

Omdat ik veel projecten (8 tot 14 projecten) tegelijkertijd doe, zie ik wel eens wat over het hoofd. Ik vergeet feedback te geven, of terug te mailen. Weten dat ik het niet allemaal op orde heb, levert een zeurend gevoel in mijn onderbewustzijn op. Wat ze me op de cursus hebben geleerd is dat reflecteren super belangrijk is voor je productiviteit, en absoluut geen luxe. Ze adviseerde me om een lijst te maken met al mijn lopende projecten, waar je minimaal 1 vast moment in de week naar kijkt. Ik heb dit gedaan en moet zeggen dat het goed werkt. De lijst staat op mijn whiteboard en elke vrijdag om 14.00 uur loop ik er even langs om te bedenken wat ik per project nog moet doen en wat er goed gaat, zodat ik ook positieve gevoelens opbouw bij deze taken.

CONCLUSIE

Ondanks de herinneringsmails die ik van Meer Effect kreeg om mijn stuff weg te werken en in mijn agenda te krijgen, duurde het even voordat ik hier ook echt mee aan de slag ging. Ik heb wel meteen de nieuwe mappen in mijn gmail menu aangemaakt, maar merkte dat ik mijn mail soms wel, soms niet op bovenstaande manier verwerkte en dus totaal niet consequent bezig was. Vanaf dat moment ging er een knop om, en heb ik elke dag een half uur ‘mail wegwerk tijd’ ingepland, en langzaamaan werd mijn inbox een stukje leger. Kortom er is serieuze discipline nodig om dit ook te DOEN. Besluit daarom dat je het echt wil! Alleen dan verhoog je je productiviteit en are you getting things done.

Ook het gebruiken van een intentie, pas ik nu vaker toe. Het werkt vooral lekker wanneer ik aan het uitstellen ben. Dan denk ik: ‘’ Wat is het gewenste resultaat van deze taak (monteren)? Een nieuwe video, met leuke reacties!’’ 

Van dat idee word ik blij en hoppa daar ga ik…